Sai quanto trattieni i dati? Minimizzare non è un’opzione (ma un dovere)
n azienda tendiamo a conservare tutto: email, documenti, vecchi curriculum, nomi di ex clienti, copie di backup. “Non si sa mai”. Ma la regola d’oro della privacy è esattamente l’opposto: tenere solo ciò che serve e solo per il tempo che serve. È il principio di minimizzazione, spesso ignorato, ma fondamentale per essere conformi al GDPR.
Vediamo perché è così importante e cosa puoi iniziare a fare senza bisogno di software complicati o avvocati al tuo fianco.
1. Cos’è la minimizzazione dei dati?
È uno dei principi fondamentali del GDPR (art. 5): i dati devono essere:
- Adeguati (servono davvero?)
- Pertinenti (c’entrano con ciò che devo fare?)
- Limitati a quanto necessario (il resto va lasciato fuori)
Questo vale sia per cosa raccogli (es. moduli, moduli online, CRM) sia per quanto tempo li tieni (retention).
2. Perché è un problema reale?
✦ Caso 1 – Un’azienda manteneva nel proprio CRM anche i lead scartati 10 anni prima. Alcuni contenevano note personali non più necessarie. Durante un controllo, si è trovata in difficoltà nel dimostrare la legittimità della conservazione.
✦ Caso 2 – Un ente locale conservava le registrazioni video della videosorveglianza oltre i 30 giorni previsti senza una motivazione valida. È stato sanzionato dal Garante per mancata cancellazione automatica.
✦ Caso 3 – In una scuola, venivano conservati i documenti degli studenti anche oltre il termine previsto dal regolamento d’archivio. Anche qui, nessuna valutazione sui tempi, nessuna informativa aggiornata.
3. Che rischi ci sono?
- Aumento esponenziale del rischio in caso di data breach
- Accessi non autorizzati a dati ormai inutili (ma ancora sensibili)
- Sanzioni per violazione dei principi del GDPR
- Costi nascosti: spazio, tempo, manutenzione di dati obsoleti
4. Come si mette in pratica la minimizzazione?
Step 1 – Fai una lista (anche grezza) dei tipi di dati trattati: curriculum, contratti, mail, referti, ticket assistenza, foto, ecc.
Step 2 – Per ogni tipo, chiediti: quanto serve tenerli? Dove sono? Chi li gestisce?
Step 3 – Prevedi regole semplici di cancellazione o anonimizzazione:
- Cancellazione automatica dopo un tempo definito
- Mascheramento parziale (es. dati clienti cessati)
- Archiviazione separata e protetta
Step 4 – Aggiorna le policy e le informative: meglio essere chiari fin dall’inizio con dipendenti, clienti, utenti.
5. Sì, ma serve per forza un software?
No. Anche un buon foglio Excel con le date di raccolta e le scadenze può funzionare. L’importante è iniziare a fare ordine, invece di accumulare all’infinito “per sicurezza”.
Se poi l’azienda cresce, potrai passare a strumenti automatici e dashboard, ma la logica resta la stessa: conservare meno, meglio.
6. A chi tocca occuparsene?
A tutti. Ma in particolare:
- Ai titolari e ai referenti privacy, che devono predisporre le regole
- All’IT, che può aiutare con strumenti tecnici
- Agli utenti, che devono sapere che certi dati non si possono conservare “per sempre”
Serve formazione? Sì, anche minima. Serve cultura interna. Ma si parte con una cosa semplice: porsi la domanda “serve davvero tenerlo?” ogni volta che si crea un dato.
Conclusione
Ridurre i dati inutili è come liberare spazio mentale: aiuta a mettere ordine, a evitare problemi e a risparmiare tempo.
Non è solo una questione di legge. È buon senso organizzativo, che rende le aziende più leggere, efficienti e sicure.
E ogni tanto, fare decluttering digitale è meglio di una compliance perfetta ma solo sulla carta.